Консультант по управлению и развитию бизнеса

Цыганок Александр Юрьевич

www.tsyganok.ru

В избранноеГлавная страница
Главные материалы: 1. В чем помощь консультанта (обзор) 2. Разработка антикризисной стратегии (конкретная программа)
Организационное: 3. Как заказать консалтинг? 4. Стоимость и организационные вопросы 5. О консультанте (резюме)

Организационная диагностика. 1-ый этап консалтинга.

Для определения направлений дальнейшего (стратегического) развития компании очень важно понимать, каково сейчас состояние ресурсов компании, какие сильные стороны и возможности имеются. Настроен ли персонал на борьбу с угрозами, разделяет ли он надежды на лучшее будущее. Готовы ли ключевые сотрудники взять ответственность за достижение результатов. Выяснить, какие проблемы ослабляют компанию, чтобы учесть их в последующей работе.

Диагностика – первый и самый важный инструмент консультирования. Она позволяет консультанту: познакомиться и установить контакт с сотрудниками, изучить бизнес-процессы и продукт компании, собрать большой массив первичной информации для использования в последующей консультационной работе. Заказчик оценивает профессионализм и компетентность консультанта и принимает решение о дальнейшей работе с ним. 

Организационная диагностики в полном комплексе состоит из 5 видов работ:

1. Групповая самодиагностика (обязательный этап)

Состав группы состоит из руководителей и ценных специалистов. Численность группы может быть 15-20 чел. Для малых компаний – 6-10 чел.

Продолжительность самодиагностики от 3 до 5 часов (в зависимости от кол-ва участников).

А) Метод «Метафора»
Консультант предлагает каждому участнику на листе бумаги изобразить образ организации -  как бы он хотел донести через рисунок свое видение организации до коллег и высшего руководства, на какие проблемы или потенциал указать, от чего предостеречь. Работа проводится анонимно, что позволяет сотрудникам донести наболевшие проблемы, идеи, критику до коллег и руководства. Рисунки вывешиваются на доске и консультант вместе с группой проводит обсуждение, интерпретацию рисунков.

Метод «Метафора» позволяет выявить коллективное бессознательное видение организации. Он показывает, есть ли у компании динамика (например: корабль без воды; машина без колес), характеризует систему управления (пианино без пианиста; руль без водителя), ориентацию на рынок и клиента (есть ли на рисунках клиенты, довольны ли они), понимается ли в организации важность персонала (есть ли на рисунках люди), есть ли у компании цели развития (белка в колесе; лебедь, рак и щука)  и т.д.

Б) метод оценочных шкал
Далее участникам в таком же анонимном режиме выдается лист с вопросником. Вопросник содержит набор параметров из области стратегии, мотивации, бизнес-процессов, управления, оргкультуры, которые необходимо оценить по шкале от 1 до 10.
Путем сопоставления шкал всех участников выводится средняя оценка состояния дел в компании.

В) анализ организационных отклонений от нормы – оргпатологий.
Участникам раздается список оргпатологий – коллекция наиболее частых и опасных для организации.

Оргпатологии состоят из трех групп:
- Патологии в строении организации: например, бюрократия; несовместимость личности и должности
- Патологии в организационных отношениях: например, преобладание личных отношений над служебными; конфликты между отделами…
- Патологии в управленческих решениях: например, демотивирующий стиль руководства; разрыв между решениями и их реализацией…

Каждый участник анонимно выбирает и указывает те отклонения, которые в компании проявляются наиболее сильно. Затем результаты сводятся на доске и консультант делает выводы о том, какие организационные отклонения преобладают в компании и к чему это может привести.

Г) Анализ управленческих ошибок руководителей.
Каждому участнику раздается коллекция управленческих ошибок руководителей:
например: боязнь делегировать ответственность своим подчиненным; заниженная оценка реального потенциала работников; необязательность на слово: вера в непогрешимость своих решений; и т.д. всего коло 40 шт.

Участники анонимно выбирают наиболее характерные ошибки в деятельности руководителей всех уровней своей компании. Консультант обобщает, делает выводы, характеризует текущее состояние системы управления.

2. Развивающие диагностические интервью (обязательный этап)

С каждым участником рабочей группы консультант проводит индивидуальное диагностическое интервью. Результаты интервью  анонимны. Это означает, что никто кроме консультанта не знает, кто из респондентов какую информацию предоставил.

Продолжительность интервью: от 1 до 2 часов.

Интервью состоит из нескольких этапов:
1. Знакомство: общие данные, должность, выполняемые функции
2. Организация и рынок
3. Функции подразделения
4. Проблемы, трудности, ограничения в работе организации на рынке, в работе подразделения, в персональной работе респондента, во взаимодействии с другими подразделениями, в обеспечении ресурсами и информацией и т.д.
5. Отношения (позиционность) внутри организации

Результатом интервью является сбор формулировок проблем, упущений, трудностей, препятствующих развитию бизнеса.
Интервью называется развивающим потому, что консультант проводит не просто опрос и буквальную запись жалоб и недовольства респондента. А развивает мысли респондента, переводит жалобы в проблемы, вместе с респондентом ищет глубинные причины проблем Оценивает, к каким потерям в бизнесе приводят те или иные проблемы.

3. Построение графов проблем. Экспертная группа (обязательный этап)

После проведения всех интервью консультант сводит проблемы, полученные от респондентов, в единый список -  проблемное поле. Обычно в проблемное поле содержит 30-40 проблем. Какие связи между проблемами? С каких проблем начать?

Для структурирования проблем приглашаются самые опытные эксперты из числа участников оргдиагностики.

Каждому эксперту выдается список проблем и задание, которое он выполняет индивидуально:
1. Из списка проблем выбрать 7 проблем, которые эксперт считает самыми важными.
2. С помощью специальной формы попарно сравнить эти 7 проблем друг с другом, определяя как одна проблема влияет на другую.

Обычно работа эксперта длится 30-40 минут.

После сбора результатов работы экспертов, консультант строит графы, в которых визуально отображается степень влияния одних проблем на другие. В каждом графе видны корневые проблемы, решать которые следует в первую очередь. И их решение снизит остроту или автоматически устранит последующие проблемы.

граф проблнем

 

Таки образом графы проблем показывают, в каком направлении проводить изменения в компании.

4. Анализ управленческих решений (необязательный этап)

Консультантом проводится анализ реализации управленческих решений: приказов, планов, программ.
Изучается, какие решения были осуществлены, насколько полно и своевременно, а какие нет. Анализируются причины неисполнения, путем опроса руководителя и исполнителей, изучения других внутри- и внеорганизационных факторов.

В результате оказывается, что решения не осуществляются по следующим причинам:
- Низкая исполнительская дисциплина ~30%
- Непредвиденные обстоятельства ~ 30%
- Пороки самих решений ~30-40%
- Иное  ~5 %

При том что руководство обычно считает основной причиной низкую исполнительскую дисциплину, не задумываясь о пороках своих решений!

Пороки решений:
- нереальные сроки
- нет ресурсов / полномочий

И это большое поле для повышения эффективности системы управления.

5. Диагностическое наблюдение (необязательный этап)

Диагностическое наблюдение – это присутствие консультанта при осуществлении сотрудниками внутренних и внешних работ:
совещания, работа на складе, работа с покупателями в магазине, работа с клиентами на ресепшн и т.д.
Консультант может собирать информацию везде: поездить в лифте, посидеть в курилке – послушать о чем говорят сотрудники компании, выступить в роли покупателя (мистери шоппинг) и т.д.

Результат диагностики

Таким образом, консультант не вносит в диагностику организации ничего своего. Сама организация с помощью консультанта, с помощью специальных методов сбора и работы с информацией в результате определяет наиболее уязвимые точки, проблемы, упущения. Задача консультанта – снять информацию, интерпретировать и вернуть обратно.

Вот почему консультант совсем не обязательно должен быть специалистом в вашей отрасли.
Консультант владеет методиками организации работы над информацией, а также помогает качественно собрать нужную информацию, опираясь на свой опыт консультирования других предприятий, обладая широким кругозором, знанием передовых методов консультирования и менеджмента.

Результатом диагностики является отчет с характеристикой состояния системы управления, мотивации, корпоративной культуры, взаимодействия, стратегического управления (или его отсутствия), ориентации на клиента, а также прямое указание корневых проблем, с которых нужно начинать изменения. Результаты оргдиагностики всегда сильно отличаются от того видения проблем, которое озвучивает заказчик на установочной встрече.

Далее консультант предлагает методы решений проблем, консультационной помощи организации в вопросах стратегического развития, диверсификации/интеграции бизнеса, оперативного управления, системы мотивации, служебных функций, внедрения корпоративной культуры как инструмента управления, описания бизнес-процессов (если в этом есть необходимость), реструктуризации компании, разукрупнения (выведение структурных подразделений на различные уровни хозяйственной самостоятельности) и многие другие прикладные задачи, направленные на повышение эффективности организации.

Стоимость и план проведения организационной диагностики

 
Минимальный набор (обязательные этапы работ) Формат Участники Затраты времени консультанта
Групповая самодиагностика Групповой
 
8-15 чел 3 – 5 час
Индивидуальные развивающие интервью Индивидуальный 8-15 чел 15 - 25 час.
(1,5 час. на чел)
Экспертная работа
по построению графов проблем и выявлению корневых проблем
Групповой 5-6 чел 1,5 час
Обобщение результатов, написание отчета о выявленных проблемах и путях решения Дистанционный -- 8 час
Защита отчета Индивидуальный -- 2-3 час

Итого:
5 - 7 час. групповой работы (3000 р/час)
17- 25 час. индивидуальной  работы (2000 р/час)
8 час. дистанционной работы (1500 р/час)

Стоимость проекта (минимально-необходимый состав работ)  от 50,000 до 80,000 руб.
Период проведения диагностики: 1 неделя

Дополнительные этапы
- анализ управленческих решений (1 день на предприятии)
- диагностическое наблюдение (от 1 до 3-х дней на предприятии)
проводятся опционально, по согласованию в каждом конкретном проекте.
Стоимость дополнительных работ составляет ориентировочно 15 тыс. руб./день.
 

Вы прочитали описание этапа №1 "Оргдиагностика". Следующий этап "2. Разработка стратегии"

1. Диагностика проблем организации
Позволяет выявить причины проблем (и методы их решения), оценить имеющиеся ресурсы предприятия. 
2. Разработка стратегии, выбор целей
Стратегия разрабатывается на основе SWOT-анализа, анализа конкурентной среды, спроса, прогнозирования экономики и рынка.
 3. Разработка системы мотивации
Служебные функции - перевод стратегических целей на уровень персонала, мотивация и вовлечение в реализацию стратегии. 
 4. Оптимизация оргструктуры
Цели и функции определяют оргструктуру. Методы оптимизации:  1)реструктуризация - изменение состава отделов, переподчинение; 2)разукрупнение - наделение подразделений коммерческой самостоятельностью.
5. Описание бизнес-процессов
Усиление горизонтальных связей, повышение скорости и качества выполнения работ. Снижаются издержки за счет оптимизации хода процессов (процедур, действий, операций), прозрачности контроля.
6. Формирование корпоративной культуры
Инструмент управления персоналом, решения стратегических задач. Массово формирует «правильное производственное поведение» сотрудников.
Комплексный консалтинг состоит из данных этапов, выполняется строго в указанной последовательности. Попытки заказать отдельно консалтинг, например, только по бизнес-процессам, или только по корп.культуре, или по мотивации - обречены на провал. Это основная причина недовольствва заказчиков: "Мы заказали в консалтинговой фирме описание бизнес-процессов - потратили несколько месяцев, немалые денги - и ничего не работает. Консультанты нас обманули!" А на самом деле это просто системный провал, вызванный пренебрежением оргдиагностикой, стратегией. А это наиважнейшие предварительные этапы, которые и определяют состав, методику и успех всего консалтинга. Об этой ловушке читайте статью: "Почему не работают бизнес-процессы"
               info@tsyganok.ru 8 (495) 728-9443