Консультант по управлению и развитию бизнеса

Александр Цыганок

Тел.: (903) 728-9443, email: info@tsyganok.ru

Услуги предприятиям в области описания бизнес-процессов, оптимизации структуры, стратегического управления

 

Организационная диагностика. 1-ый этап консалтинга.

Для определения направлений дальнейшего (стратегического) развития компании очень важно понимать, каково сейчас состояние ресурсов компании, какие сильные стороны и возможности имеются. Настроен ли персонал на борьбу с угрозами, разделяет ли он надежды на лучшее будущее. Готовы ли ключевые сотрудники взять ответственность за достижение результатов. Выяснить, какие проблемы ослабляют компанию, чтобы учесть их в последующей работе.

Диагностика – первый и самый важный инструмент консультирования. Она позволяет консультанту: познакомиться и установить контакт с сотрудниками, изучить бизнес-процессы и продукт компании, собрать большой массив первичной информации для использования в последующей консультационной работе. Заказчик оценивает профессионализм и компетентность консультанта и принимает решение о дальнейшей работе с ним. 

Организационная диагностики в полном комплексе состоит из 5 видов работ:

1. Групповая самодиагностика (обязательный этап)

Состав группы состоит из руководителей и ценных специалистов. Численность группы может быть 15-20 чел. Для малых компаний – 6-10 чел.

Продолжительность самодиагностики от 3 до 5 часов (в зависимости от кол-ва участников).

А) Метод «Метафора»
Консультант предлагает каждому участнику на листе бумаги изобразить образ организации -  как бы он хотел донести через рисунок свое видение организации до коллег и высшего руководства, на какие проблемы или потенциал указать, от чего предостеречь. Работа проводится анонимно, что позволяет сотрудникам донести наболевшие проблемы, идеи, критику до коллег и руководства. Рисунки вывешиваются на доске и консультант вместе с группой проводит обсуждение, интерпретацию рисунков.

Метод «Метафора» позволяет выявить коллективное бессознательное видение организации. Он показывает, есть ли у компании динамика (например: корабль без воды; машина без колес), характеризует систему управления (пианино без пианиста; руль без водителя), ориентацию на рынок и клиента (есть ли на рисунках клиенты, довольны ли они), понимается ли в организации важность персонала (есть ли на рисунках люди), есть ли у компании цели развития (белка в колесе; лебедь, рак и щука)  и т.д.

Б) метод оценочных шкал
Далее участникам в таком же анонимном режиме выдается лист с вопросником. Вопросник содержит набор параметров из области стратегии, мотивации, бизнес-процессов, управления, оргкультуры, которые необходимо оценить по шкале от 1 до 10.
Путем сопоставления шкал всех участников выводится средняя оценка состояния дел в компании.

В) анализ организационных отклонений от нормы – оргпатологий.
Участникам раздается список оргпатологий – коллекция наиболее частых и опасных для организации.

Оргпатологии состоят из трех групп:
- Патологии в строении организации: например, бюрократия; несовместимость личности и должности
- Патологии в организационных отношениях: например, преобладание личных отношений над служебными; конфликты между отделами…
- Патологии в управленческих решениях: например, демотивирующий стиль руководства; разрыв между решениями и их реализацией…

Каждый участник анонимно выбирает и указывает те отклонения, которые в компании проявляются наиболее сильно. Затем результаты сводятся на доске и консультант делает выводы о том, какие организационные отклонения преобладают в компании и к чему это может привести.

Г) Анализ управленческих ошибок руководителей.
Каждому участнику раздается коллекция управленческих ошибок руководителей:
например: боязнь делегировать ответственность своим подчиненным; заниженная оценка реального потенциала работников; необязательность на слово: вера в непогрешимость своих решений; и т.д. всего коло 40 шт.

Участники анонимно выбирают наиболее характерные ошибки в деятельности руководителей всех уровней своей компании. Консультант обобщает, делает выводы, характеризует текущее состояние системы управления.

2. Развивающие диагностические интервью (обязательный этап)

С каждым участником рабочей группы консультант проводит индивидуальное диагностическое интервью. Результаты интервью  анонимны. Это означает, что никто кроме консультанта не знает, кто из респондентов какую информацию предоставил.

Продолжительность интервью: от 1 до 2 часов.

Интервью состоит из нескольких этапов:
1. Знакомство: общие данные, должность, выполняемые функции
2. Организация и рынок
3. Функции подразделения
4. Проблемы, трудности, ограничения в работе организации на рынке, в работе подразделения, в персональной работе респондента, во взаимодействии с другими подразделениями, в обеспечении ресурсами и информацией и т.д.
5. Отношения (позиционность) внутри организации

Результатом интервью является сбор формулировок проблем, упущений, трудностей, препятствующих развитию бизнеса.
Интервью называется развивающим потому, что консультант проводит не просто опрос и буквальную запись жалоб и недовольства респондента. А развивает мысли респондента, переводит жалобы в проблемы, вместе с респондентом ищет глубинные причины проблем Оценивает, к каким потерям в бизнесе приводят те или иные проблемы.

3. Построение графов проблем. Экспертная группа (обязательный этап)

После проведения всех интервью консультант сводит проблемы, полученные от респондентов, в единый список -  проблемное поле. Обычно в проблемное поле содержит 30-40 проблем. Какие связи между проблемами? С каких проблем начать?

Для структурирования проблем приглашаются самые опытные эксперты из числа участников оргдиагностики.

Каждому эксперту выдается список проблем и задание, которое он выполняет индивидуально:
1. Из списка проблем выбрать 7 проблем, которые эксперт считает самыми важными.
2. С помощью специальной формы попарно сравнить эти 7 проблем друг с другом, определяя как одна проблема влияет на другую.

Обычно работа эксперта длится 30-40 минут.

После сбора результатов работы экспертов, консультант строит графы, в которых визуально отображается степень влияния одних проблем на другие. В каждом графе видны корневые проблемы, решать которые следует в первую очередь. И их решение снизит остроту или автоматически устранит последующие проблемы.

граф проблнем

 

Таки образом графы проблем показывают, в каком направлении проводить изменения в компании.

4. Анализ управленческих решений (необязательный этап)

Консультантом проводится анализ реализации управленческих решений: приказов, планов, программ.
Изучается, какие решения были осуществлены, насколько полно и своевременно, а какие нет. Анализируются причины неисполнения, путем опроса руководителя и исполнителей, изучения других внутри- и внеорганизационных факторов.

В результате оказывается, что решения не осуществляются по следующим причинам:
- Низкая исполнительская дисциплина ~30%
- Непредвиденные обстоятельства ~ 30%
- Пороки самих решений ~30-40%
- Иное  ~5 %

При том что руководство обычно считает основной причиной низкую исполнительскую дисциплину, не задумываясь о пороках своих решений!

Пороки решений:
- нереальные сроки
- нет ресурсов / полномочий

И это большое поле для повышения эффективности системы управления.

5. Диагностическое наблюдение (необязательный этап)

Диагностическое наблюдение – это присутствие консультанта при осуществлении сотрудниками внутренних и внешних работ:
совещания, работа на складе, работа с покупателями в магазине, работа с клиентами на ресепшн и т.д.
Консультант может собирать информацию везде: поездить в лифте, посидеть в курилке – послушать о чем говорят сотрудники компании, выступить в роли покупателя (мистери шоппинг) и т.д.

Результат диагностики

Таким образом, консультант не вносит в диагностику организации ничего своего. Сама организация с помощью консультанта, с помощью специальных методов сбора и работы с информацией в результате определяет наиболее уязвимые точки, проблемы, упущения. Задача консультанта – снять информацию, интерпретировать и вернуть обратно.

Вот почему консультант совсем не обязательно должен быть специалистом в вашей отрасли.
Консультант владеет методиками организации работы над информацией, а также помогает качественно собрать нужную информацию, опираясь на свой опыт консультирования других предприятий, обладая широким кругозором, знанием передовых методов консультирования и менеджмента.

Результатом диагностики является отчет с характеристикой состояния системы управления, мотивации, корпоративной культуры, взаимодействия, стратегического управления (или его отсутствия), ориентации на клиента, а также прямое указание корневых проблем, с которых нужно начинать изменения. Результаты оргдиагностики всегда сильно отличаются от того видения проблем, которое озвучивает заказчик на установочной встрече.

Далее консультант предлагает методы решений проблем, консультационной помощи организации в вопросах стратегического развития, диверсификации/интеграции бизнеса, оперативного управления, системы мотивации, служебных функций, внедрения корпоративной культуры как инструмента управления, описания бизнес-процессов (если в этом есть необходимость), реструктуризации компании, разукрупнения (выведение структурных подразделений на различные уровни хозяйственной самостоятельности) и многие другие прикладные задачи, направленные на повышение эффективности организации.

Стоимость и план проведения организационной диагностики

 
Минимальный набор (обязательные этапы работ) Формат Участники Затраты времени консультанта
Групповая самодиагностика Групповой
 
8-15 чел 3 – 5 час
Индивидуальные развивающие интервью Индивидуальный 8-15 чел 15 - 25 час.
(1,5 час. на чел)
Экспертная работа
по построению графов проблем и выявлению корневых проблем
Групповой 5-6 чел 1,5 час
Обобщение результатов, написание отчета о выявленных проблемах и путях решения Дистанционный -- 8 час
Защита отчета Индивидуальный -- 2-3 час

Итого:
5 - 7 час. групповой работы (3000 р/час)
17- 25 час. индивидуальной  работы (2000 р/час)
8 час. дистанционной работы (1500 р/час)

Стоимость проекта (минимально-необходимый состав работ)  от 50,000 до 80,000 руб.
Период проведения диагностики: 1 неделя

Дополнительные этапы
- анализ управленческих решений (1 день на предприятии)
- диагностическое наблюдение (от 1 до 3-х дней на предприятии)
проводятся опционально, по согласованию в каждом конкретном проекте.
Стоимость дополнительных работ составляет ориентировочно 15 тыс. руб./день.
 

Вы прочитали описание этапа №1 "Оргдиагностика". Следующий этап "2. Разработка стратегии"
             Тел.: (903) 728-9443
email: info@tsyganok.ru