Корпоративный проект

"Описание и оптимизация бизнес-процессов. Сопровождение внедрения"
Программа, формат и стоимостьКонтакты

Бизнес-эксперт, консультант по управлению Александр Цыганок окажет практическую консультационную помощь вашей компании, проведя проект по описанию и оптимизации бизнес процессов.
В рамках данного подхода особое внимание уделяется сквозным бизнес-процессам, проходящим через несколько смежных подразделений. Выявляются конфликты подразделений, согласуются полномочия смежников, повышается слаженность работы всей структуры.

Цель проекта: сделать работу компании управляемой, структурированной и прозрачной с помощью простой технологии описания, не требующей применения специализированного софта.

Отличительная особенность методологического подхода Александра Цыганка: описывать бизнес-процессы и разрабатывать регламенты будут не внешние консультанты, а непосредственно сами руководители подразделений, по простой и понятной технологии (которая дается на 2-хдневном стартовом семинаре-практикуме). Консультант передает методику и затем курирует разработку и внедрение, помогая по ходу каждому участнику проекта (каждому руководителю/начальнику отдела).

В ходе разработок процессы будем описывать в самых обычных офисных редакторах: ворд, эксель и визио.

И это особенно важно сейчас, когда в бизнес-деятельности возникает много турбулентности, многое в устоявшихся годами бизнес-процессах приходится менять на ходу. Важно иметь на вооружении именно такую простую, гибкую методологию, доступную для воспроизведения и понимания любым сотрудником компании.

Результат применения технологии регламентации бизнес-процессов:
Квалифицированная и согласованная работа всех подразделений, по всему жизненному циклу продукта, «от заявки до отгрузки».

А простая технология описания процессов и навык её применения останется с вами навсегда! Вам не придется зависеть от внешних специалистов и дорогостоящего сложного ПО.

Система регламентации выгодна всем:
1) Работникам: четкое понимание – что, как, в какой последовательности делать, с четким результатом, как с кем взаимодействовать. За что их будут хвалить, а за что ругать.
2) Начальникам: без грызни между подразделениями за полномочия и ресурсы в рамках общих процессов, разграничение областей ответственности, уменьшение рутины оперативного управления подчиненными.
3) Для собственников и Генерального директора: прозрачность, управляемость бизнеса, снижение затрат на ФОТ ( что означает повышение рентабельности)!
4) Для фирмы (бизнеса): снижение потерь клиентов, срыва сроков, авралов, рекламаций.

Применение методики регламентации помогает во многих типичных случаях:
1) Чрезмерное время руководителей тратится на «пожарное» разрешение рутинных проблем, превратившихся в системные.
2) По границам отделов возникают сбои, подразделения не могут договориться, перекладывают друг на друга ответственность.
3) Функциональные руководители недостаточно четко (это мягко сказано!) организуют работу в своих подразделениях.
4) Нормативные документы: приказы, должностные инструкции, положения и т.д. не работают.
5) Нет системы показателей и критериев, необходимой для контроля основных процессов (и продуктов) предприятия.

Практический результат:
1) рутинные и устоявшиеся рабочие процессы будут формализованы в виде текстовых регламентов, простых и понятных рядовым исполнителям.
2) новая деятельность будет смоделирована в виде наглядных алогритмов (схем). Тоже самое касается привычной деятельности, которая ранее была на “откупе” исполителей, сумбурна и непрозрачна для понимания и контроля со стороны Директора и Владельца.
3) Самое сложное – согласование ответственности, полномочий и интересов руководителей смежных подразделений в ходе выполнения сквозных бизнес-процессов. Эти ситуации будут продиагностированы, проведены мероприятия по согласованию и правила взаимодействия прописаны и приняты всеми смежниками.

ПЛАН РАБОТ ПО ПРОЕКТУ

Программа-минимум:
проведение 3-хдневного семинара-практикума для управленческой команды (руководителей функциональных подразделений): группа до 15 человек.
На стартовом 2-хдневном семинаре
– разъясняется суть и смысл процессного управления,
– передается методика описания процессов в виде схем (алгоритмов), методика написания текстовых регламентов,
– дается алгоритм правильного внедрения регламентов в деятельность линейного персонала.
После стартового семинара на самостоятельную работу участники берут по одному бизнес-процессу из своей деятельности и описывают схему своего процесса.
Через 2 недели в той же группе  проводится еще один день практического семинара, на котором мы рассматриваем 5-6 разработанных процессов, тем самым окончательно закрепляем навыки описания процессов.

Стоимость 3-хдневного семинара-практикума: 70 000 руб.

Если вы считаете, что вам уже достаточно, вы все поняли и “сами с усами” дальше все сделаете сами – пожимаем руки и прощаемся, или…

Дополнительная помощь №1 : диагностика проблем и согласование взаимодействия между подразделениями в ходе выполнения сквозных процессов. Сюда же относится помощь в составлении карты процессов (список бизнес-процессов, с определением начала и окончания каждого процесса), с распределением процессов между руководителями.
Объем этой работы сильно зависит от уровня конфликтности и сложившейся культуры взаимодействия в каждой конкретной компании. Минимум: 3 человеко/дня консультанта, максимум: 5-7 дней. Стоимость 1 дня: 20 – 25 тыс руб.

Дополнительная помощь №2 : сопровождение разработок (полная проверка разрабатываемых схем и текстовых регламентов). Выявление формальных и логических ошибок, предложения от консультанта по улучшениям и оптимизации процессов.
Трудоемкость зависит от масштабов бизнеса и количества процессов, от уровня толковости авторов процессов и их радения. Минимум 5 человеко/дней консультанта.
Стоимость 1 дня дистанционной письменной работы: 15- 20 тыс руб.
Стоимость 1 дня очной работы с подопечными на предприятии: 20-25 тыс руб.

Если вы считаете, что вам уже достаточно разработанных и проверенных процессов и регламентов “на бумаге”, и дальше все сами внедрите в деятельность рядовых работников – пожимаем руки и прощаемся, или…

Дополнительная помощь №3 : сопровождение при внедрении. Вся та теория по правильному внедрению регламентов в деятельность линейного персонала, которая давалась на семинааре-практикуме, будет реализована на практике при сопровождении и под присмотром консультанта.
Минимум 3 человеко/дня консультанта.
Стоимость 1 дня очной работы с подопечными на предприятии: 20-25 тыс руб.

ПРОГРАММА СТАРТОВОГО СЕМИНАРА-ПРАКТИКУМА (2 дня, группа до 15 чел):

I. Введение в бизнес-процессы (БП).
1. Что такое процесс. Понятие процессного управления. Обзор различных видов деятельности (торговля, производство, услуги)
2. Почему процессный подход в чистом виде не прижился в России, и что можно взять и использовать.
3. Проблема низкой результативности управления в системе административного подчинения. Почему “не работают” должностные инструкции?

II. Организационная структура и выделение бизнес-процессов
1. Виды оргструктур. Современные подходы к реструктуризации.
2. Уровни бизнес-процессов. Как выбрать глубину детализации процессов для регламентации?
3. Определение границ процессов: сквозные или в пределах подразделений?
4. Проблема согласованности работы подразделений при сквозных процессах. Как настроить работу?

III. Технология описания бизнес-процессов в виде схем
1. Уровни детализации деятельности: бизнес-процесс, процедура, действие, операция …
2. Способы описания БП: кросс-функциональный подход. Описание на уровне процедур.
3. Алгоритм описания процесса, правила составления графической схемы.
4. Практическое упражнение 1: описание “черновика” схемы процесса «обратным ходом» (от конца к началу)
5. Практическое упражнение 2: проверка и детализация описания процесса (метод «прямого хода»)

IV. Оптимизация бизнес-процессов
(только после наглядного изображения схемы процесса можно его обозреть и оптимизировать)
1. Основные принципы оптимизации БП.
2. Как оценить оптимальность процесса: критерии оптимальности схемы, шагов, времени, результатов, управления процессом
3. Оптимизация бизнес-процесса: Изменение состава и последовательности процедур; Определение областей ответственности за процедуры; Определение нормативов выполнения и др.

V. Технология регламентации БП
1. Система регламентации деятельности как составляющая корпоративной культуры. Правила, нормы, традиции.
2. Система документации организации: нормативная, плановая, организационная документация.
3. Разработка регламента процесса: структура документа и требования к тексту регламента.
5. Практическое упражнение 3: на примере схемы процесса разработать текстовый регламент (фрагмент)
6. Внедрение разработанных регламентов в деятельность персонала. Алгоритм внедрения. Решение проблем при внедрении.

VI. Заключение
1. Роль и место бизнес-процессов в системе управления компании.
2. Пути повышения эффективности управления.

КОНТАКТЫ

Обозначьте ваш интерес к проекту по бизнес-процессам
Напишите в мессенджеры (WhatsApp, Telegram)
+7 903 728-9443

или на email: tsyganok@inbox.ru
или через форму обратной связи:

6 + 14 =

Организационные и технические требования

Техническое обеспечение для проведения семинара-практикума:
Флипчарт, 20 листов бумаги
Проектор, экран и аудио-колонки
Рассадка участников: за столами.

Численность группы: не более 15 чел.

Продолжительность базовой программы семинара:
2 дня + 1 день на рассмотрение представленных участниками процессов. Полные дни: с 10 до 18 час.

Самый эффективный формат: очный, аудиторный, на территории предприятия. В случае отсутствия подходящего по площади и оснащению зала, можно арендовать сторонний тренинговый зал, за счет заказчика.

Возможно проведение (полное или частичное) проекта в дистанционном формате (видео-конференции по скайп или зум). Эффективность дистанционного формата ниже, поэтому продолжительность мероприятий нужно увеличить в 1,5 раза.