Описание, оптимизация и регламентация бизнес-процессов.

Полный цикл, с внедрением

Семинар-практикум "Бизнес-процессы: описание, оптимизация и регламентация".

03-04 июля 2024. Очный формат, Москва, м. Ботанический сад.

>> Программа, условия, заявка

Окажу практическую консультационную помощь вашей компании, проведя проект по описанию и оптимизации бизнес процессов.
В рамках данного подхода особое внимание уделяется сквозным бизнес-процессам, проходящим горизонтально через несколько смежных подразделений. Выявляются конфликты подразделений, согласуются полномочия смежников, повышается слаженность работы всей структуры.

Александр Цыганок
Бизнес-эксперт. Консультант по управлению и развитию бизнеса

Цель проекта: сделать работу компании управляемой, структурированной и прозрачной с помощью простой технологии описания и регламентации бизнес-процессов, не требующей применения специализированного ПО.

Если утрировать - то буквально с помощью ручки и 20 листов бумаги.
Отличительная особенность методологического подхода Александра Цыганка:

Описывать бизнес-процессы и разрабатывать регламенты будут не внешние консультанты, а непосредственно сами руководители подразделений, по простой и понятной технологии (которая дается на 2-хдневном стартовом семинаре-практикуме).

Преимущества такого "самостоятельного" подхода над классическим (когда процессы описывает консалтинговая фирма) описаны в моей статье читать на Дзене, читать на VC.

На 2-хдневном семинаре-практикуме (программа ниже) я передаю руководителям технологию и затем курирую разработку и внедрение. Помогаю каждому руководителю/начальнику с проверкой их разработок (схем, регламентов), помогаю с внедрением (обкаткой регламентов для персонала).
См. галерею:

На изображениях видно, какой массив правок вносит консультант (методолог) за менеджером-автором схемы и регламента. Хотя, не всегда бывает так много правок. В некоторых компаниях, где руководители подразделений мотивированные и квалифицированные - правок может быть минимум.

В ходе разработок схемы процессов и регламенты будем создавать в самых обычных офисных редакторах: Word, Excel и Visio. Все хранится в виде файлов на обычном офисном сервере. А персонал на своих рабочих местах пользуется распечатками документов.

И это особенно важно сейчас, когда в бизнес-деятельности возникает много турбулентности, многое в устоявшихся годами бизнес-процессах приходится менять на ходу. Важно иметь на вооружении именно такую простую, гибкую методологию, доступную для воспроизведения и понимания любым сотрудником компании.

Результат применения технологии регламентации бизнес-процессов:

Квалифицированная и согласованная работа всех подразделений, по всему жизненному циклу продукта, «от заявки до отгрузки».

Простая технология описания процессов и навык её применения останется с вами навсегда!

Вам не придется зависеть от внешних консультантов и дорогостоящего сложного ПО.


В любой момент вы можете самостоятельно актуализировать, модернизировать регламенты процессов.

Внедрение системы регламентации помогает во многих типичных случаях:

  1. Чрезмерное время руководителей тратится на «пожарное» разрешение рутинных проблем, превратившихся в системные.
  2. По границам отделов возникают сбои, подразделения не могут договориться, перекладывают друг на друга ответственность. Возникают конфликты смежников за общие ресурсы и полномочия.
  3. Функциональные руководители недостаточно четко (это мягко сказано!) организуют работу в своих подразделениях.
  4. Нормативные документы: приказы, должностные инструкции, положения и т.д. не работают.
  5. Нет системы показателей и критериев, необходимой для контроля основных процессов (и продуктов) предприятия.
Система регламентации выгодна всем заинтересованным группам лиц:
  1. Работникам: четкое понимание – что, как, в какой последовательности делать, с четким результатом, как с кем взаимодействовать. За что их будут хвалить, а за что ругать.
  2. Начальникам: без грызни между подразделениями за полномочия и ресурсы в рамках общих процессов, разграничение областей ответственности, уменьшение рутины оперативного управления подчиненными.
  3. Для собственников и Генерального директора: прозрачность, управляемость бизнеса, снижение затрат на ФОТ (что означает повышение рентабельности)!
  4. Для фирмы (бизнеса): снижение брака, потери клиентов, срыва сроков, авралов, рекламаций.
Практический результат:
  • Устоявшиеся рабочие процессы будут формализованы в виде текстовых регламентов, простых и понятных рядовым исполнителям.
  • Новая деятельность будет смоделирована в виде наглядных алгоритмов (схем).
  • Самое сложное – согласование ответственности, полномочий и интересов руководителей смежных подразделений в ходе выполнения сквозных бизнес-процессов. Эти ситуации будут диагностированы, проведены мероприятия по согласованию. Правила взаимодействия прописаны и приняты всеми смежниками.
ПЛАН РАБОТ И СТОИМОСТЬ
Программа-минимум:
проведение 2-х или 3-х дневного семинара-практикума для управленческой команды (руководителей функциональных подразделений): группа до 15 человек.

На стартовом 2-хдневном семинаре
– разъясняется суть и смысл процессного управления,
– передается технология описания процессов в виде схем (алгоритмов), написания текстовых регламентов,
– дается алгоритм внедрения регламентов в деятельность линейного персонала.

После стартового семинара начинается сопровождение разработок: на самостоятельную работу участники берут по одному бизнес-процессу из своей деятельности и описывают схему своего процесса, консультант проверяет и предлагает усовершенствования.

Формат расширенного семинара практикума (+1 день):
Через 1-2 недели после стартовой двухдневки в той же группе проводится еще один день семинара, на котором мы совместно разбираем на выбор 5-6 разработанных участниками процессов, тем самым окончательно закрепляем навыки описания процессов. Это также фактически является сопровождением разработок, просто в групповой форме. Преследуется учебный момент.

Стоимость 2-хдневного (стартового) семинара-практикума: 120 - 150 тыс. руб.
Стоимость 3-хдневного (расширенного) семинара-практикума: 170 - 200 тыс руб.

Если вы считаете, что вам уже достаточно, дальше все сделаете сами – пожимаем руки и прощаемся, или…

Дополнительная помощь №1 :
диагностика проблем и согласование взаимодействия между подразделениями в ходе выполнения сквозных процессов. Сюда же относится помощь в составлении карты процессов (список бизнес-процессов, с определением начала и окончания каждого процесса), с распределением процессов между руководителями.
Объем этой работы сильно зависит от уровня конфликтности и сложившейся культуры взаимодействия в каждой конкретной компании.
Минимум: 3 человеко-дня консультанта, максимум: 5-7 человеко-дней. Стоимость 1 дня: 25-30 тыс руб.
Форматы работ: индивидуальная консультант-менеджер, круглый стол, разработческая сессия.

Дополнительная помощь №2 :
сопровождение разработок (полная проверка и корректировка всех разрабатываемых схем и текстовых регламентов). Выявление формальных и логических ошибок, предложения от консультанта по улучшениям и оптимизации процессов. Примеры проверки и правок документов см. в галерее выше.

Трудоемкость зависит от масштабов бизнеса и количества процессов, от уровня толковости руководителей и их вовлеченности. Минимум 5 человеко/дней консультанта.
Стоимость 1 дня дистанционной работы с письменными правками: 20 тыс руб.
Стоимость 1 дня очной работы с подопечными на предприятии: 25-30 тыс руб.

Если вы считаете, что вам уже достаточно разработанных и проверенных процессов и регламентов, и дальше все сами внедрите в деятельность рядовых работников – пожимаем руки и прощаемся, или…

Дополнительная помощь №3 :
сопровождение при внедрении. Вся та теория по правильному внедрению регламентов в деятельность линейного персонала, которая давалась на семинаре-практикуме, будет реализована на предприятии при сопровождении и под присмотром консультанта.
Минимум 3 человеко/дня консультанта.
Стоимость 1 дня очной работы на предприятии по внедрению: 25-30 тыс руб.
Форматы работ: собрания, круглые столы, тренинги, аудиты.

ФОРМАТ РАБОТ:
Предпочтительна очная работа, с выездом на предприятие.
Но значительную часть работ (не только проверку разработок, но и стартовый семинар-практикум) можно выполнить дистанционно, посредством видео-конференций zoom.
ПРОГРАММА СТАРТОВОГО СЕМИНАРА-ПРАКТИКУМА (2 дня, группа до 15 чел)
I. Введение в бизнес-процессы (БП).
1. Что такое процесс. Понятие процессного управления. Обзор различных видов деятельности (торговля, производство, услуги)
2. Почему процессный подход в чистом виде не прижился в России, и что можно взять и использовать.
3. Проблема низкой результативности управления в системе административного подчинения. Почему “не работают” должностные инструкции?

II. Организационная структура и выделение бизнес-процессов
1. Виды оргструктур. Современные подходы к реструктуризации.
2. Уровни бизнес-процессов. Как выбрать глубину детализации процессов для регламентации?
3. Определение границ процессов: сквозные или в пределах подразделений?
4. Проблема согласованности работы подразделений при сквозных процессах. Как настроить работу?

III. Технология описания бизнес-процессов в виде схем
1. Уровни детализации деятельности: бизнес-процесс, процедура, действие, операция …
2. Способы описания БП: кросс-функциональный подход. Описание на уровне процедур.
3. Алгоритм описания процесса, правила составления графической схемы.
4. Практическое упражнение 1: описание “черновика” схемы процесса «обратным ходом» (от конца к началу)
5. Практическое упражнение 2: проверка и детализация описания процесса (метод «прямого хода»)

IV. Оптимизация бизнес-процессов
(только после наглядного изображения схемы процесса можно его обозреть и оптимизировать)
1. Основные принципы оптимизации БП.
2. Как оценить оптимальность процесса: критерии оптимальности схемы, шагов, времени, результатов, управления процессом
3. Оптимизация бизнес-процесса: Изменение состава и последовательности процедур; Определение областей ответственности за процедуры; Определение нормативов выполнения и др.

V. Технология регламентации БП
1. Система регламентации деятельности как составляющая корпоративной культуры. Правила, нормы, традиции.
2. Система документации организации: нормативная, плановая, организационная документация.
3. Разработка регламента процесса: структура документа и требования к тексту регламента.
5. Практическое упражнение 3: на примере схемы процесса разработать текстовый регламент (фрагмент)
6. Внедрение разработанных регламентов в деятельность персонала. Алгоритм внедрения. Решение проблем при внедрении.

VI. Заключение
1. Роль и место бизнес-процессов в системе управления компании.
2. Пути повышения эффективности управления.

Материально-техническое обеспечение практикума.


  • Заказчик предоставляет помещение, оборудованное флипчартом и проектором.
  • Консультант обеспечивает участников семинара раздаточным материалом (пособие 100 листов).
Давайте начинать работу!
Для более детального обсуждения сотрудничества свяжитесь со мной, предпочтительно – через мессенджеры:
Или заполните форму заявки:
Форма заявки на проект по бизнес-процессам
Made on
Tilda